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Intelligentes Daten- und Rechtemanagement für Unternehmen

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Die Digitalisierung ist in fast alle Bereiche des täglichen Lebens vorgedrungen. Daraus lassen sich viele Vorzüge ziehen, aber es kommt auch zu neuen Problemen. Eines davon ist die unglaubliche Menge an Daten, die gespeichert wird. Aufgrund von immer größerem und günstigerem Speicherplatz werden die digitalen Informationen in unzähligen Dateien gelagert. Bereits auf dem heimischen Rechner blickt kaum einer durch. Während die Datenflut im Privaten allerdings selten erfolgskritische Bedeutung hat, ist ein intelligentes Datenmanagement im Unternehmen umso wichtiger. 

 

Die digitale Speicherung von Daten ermöglicht es Unternehmen, immer mehr Informationen zu sichern. In den Unternehmen werden somit über die Jahre Daten gesammelt und es entsteht ein Dschungel an Dateien, der keine schnelle Übersicht ermöglicht. Da Speicherplatz sehr günstig ist, wird auch nicht auf die Masse geachtet. In den vergangenen Jahren ist das gespeicherte Datenvolumen daher rasant gestiegen. 

Weiterhin fehlen den Unternehmen für ihre Daten festgelegte Prozesse, wann die Daten archiviert oder gelöscht werden – sogenannte Exit-Strategien. Das führt dazu, dass auf jeden Mitarbeiter zwischen 20.000 und 60.000 Dateien im Unternehmen kommen. Dabei sind drei wesentliche Arten von in diesen Dateien gespeicherten Daten zu betrachten: 

  • Wichtige, weil erfolgskritische Daten
  • Überflüssige und doppelte Daten, englisch: auch als ROT-Data (redundant, obsolete, trivial) bezeichnet
  • Daten, deren Wert unbekannt ist, auch Dark Data

Erschreckend hoch ist der Anteil an Dark Data in Unternehmen. Durchschnittlich entfallen zwei Drittel der gesamten Daten eines Unternehmens in die Kategorie des Unbekannten. Die Unternehmen wissen nicht, ob es sich dabei um wichtige Daten oder ROT-Data handelt. Zu den überflüssigen und doppelten Daten gehört immer noch jede sechste Datei, sodass auch der Anteil der erfolgskritischen Daten nur bei einem Sechstel liegt. 

 

Professionelle Analyse der Datenberge nötig

Das führt zu erheblichen Problemen im Betriebsalltag. Mitarbeiter müssen sich immer wieder durch zahlreiche Ordner und Dateien klicken, bis sie das richtige Dokument gefunden haben. Gibt es mehrere Versionen von einer Datei, gehören ältere Versionen womöglich zu der Kategorie ROT-Data. Der Mitarbeiter arbeitet dann versehentlich an der falschen Version oder muss erst einmal Zeit opfern. Ebenso können dabei relevante Daten verloren gehen. 

Wichtig ist daher, eine Analyse der Daten und daraufhin der richtige Umgang. Die Software migRaven von der Firma aikux.com setzt genau an diesem Punkt an und ermöglicht solch eine Analyse. Je nach Modul bietet migRaven Reports zur Ausgangssituation, Werkzeuge zum Aufräumen und für dauerhaftes Datenmanagement. Somit lassen sich gezielt Maßnahmen zur Verwaltung und eine Exit-Strategie für Daten umsetzen. Bis zu 70% der Dateien können so zunächst separiert und später gelöscht werden (Data Retention), was zu einer gesteigerten Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter führt.

 

Rechtemanagement: Regelung der Zugriffsrechte

Neben dem richtigen Umgang mit Daten in Verbindung mit einer Analyse, der Archivierung sowie dem Löschen der Dateien sind die Zugriffsrechte in vielen Unternehmen nicht klar geregelt. Das Rechtemanagement für Dateien ist ein wesentlicher Faktor, wenn es um die Sicherheit der Daten geht. Weil die Gefahr des Datendiebstahls durch Mitarbeiter besteht, muss dem Rechtemanagement eine viel größere Bedeutung beigemessen werden. 

Die Zugangsbeschränkung des IT-Systems muss ebenfalls gepflegt werden. Trotz der einfachen Implementierung mittels Active-Directory in einem Firmennetzwerk unter Windows haben in einigen Unternehmen die Mitarbeiter Zugriff auf alle Dateien. Je nach Art der gespeicherten Daten kann dies bei einem Diebstahl schwerwiegende Folgen haben. Auch für das Rechtemanagement bietet aikux.com die richtige Lösung an, weil migRaven eine einfache Vergabe und Verwaltung von individuellen Zugriffsrechten ermöglicht. 

Ein verbessertes Rechtemanagement führt nicht nur zu einer höheren Sicherheit, sondern auch zu größerer Effektivität. Wenn die Mitarbeiter nur auf bestimmte Dateien Zugriff haben, finden sie schneller die relevanten Informationen, die sie benötigen. Ein intelligentes Daten- und Rechtemanagement gehen somit Hand in Hand. Obwohl die Unternehmen an Produktivität und Sicherheit interessiert sind, vernachlässigen viele den richtigen Umgang mit Daten und bringen sich um die Vorteile. 

 

 

Bild: Pixabay/geralt

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