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Die Buchhaltung mit einer Software selbst managen – worauf man achten sollte

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Das Führen einer korrekten Buchhaltung ist in Deutschland fest für alle Unternehmer vorgeschrieben. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß eine Firma ist. Viele Betriebe verlagern diese Aufgabe an einen Steuerberater oder an einen anderen externen Dienstleister. Dies tun sie häufig, weil sie sich entweder nicht für fachlich versiert genug halten oder weil sie meinen, keine Zeit für diese organisatorische Aufgabe zu haben. Genau an diesen Punkten setzen Buchhaltungs-Softwares an. Mit einer solchen Anwendung lässt sich die firmeninterne Buchführung unkompliziert lösen, wodurch sich neben den finanziellen noch weitere Vorteile ergeben.

Vorteile einer eigenen Buchführung mittels einer Software

Aller Anfang ist schwer, vor allem in Sachen Steuern und Abrechnungen. Bis man sich mit allen Funktionen der Software auskennt, ist etwas Lernbereitschaft notwendig. Wenn allerdings der erste Steuerjahreszyklus überstanden ist, sind die Folgejahre ein Kinderspiel. Doch die Zeit, die man in das „Erlernen“ einer Buchhaltungs-Software investiert, lohnt sich auf lange Sicht:

  • Mit einer Software hat man die aktuelle wirtschaftliche Situation im Unternehmen besser im Blick, da alle relevanten Zahlen (Zwischenbilanzen, offene Posten) jederzeit abgerufen werden können.
  • Man erwirbt ein Basis-Know-How in den Bereichen Steuern und Finanzen.
  • Die Kosten für einen Steuerberater können teils oder vollständig entfallen.
  • Der Kommunikationsaufwand zwischen Steuerberater bzw. externen Dienstleister und dem Betrieb sinkt enorm.

Wie mit einer Buchhaltungssoftware eine lückenlose Buchführung gelingt

Es gibt keine Vorschrift, wie genau die Buchhaltung erledigt werden muss. Nur die Anforderungen an das Ergebnis sind gesetzlich verankert. Die  GoBD-Vorgaben legen folgende Kriterien für sämtliche Buchhaltungsunterlagen fest:

  • Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen elektronisch erfassbar und maschinell auswertbar sein.
  • Sie dürfen zudem nicht veränderbar sein, müssen allerdings nachvollziehbar und nachprüfbar bleiben.

Ist eine lückenlose Buchführung nicht gewährleistet, drohen hingegen Strafen vom Finanzamt. Mit einer Software lassen sich diese Standards allerdings leicht einhalten. Daneben ergeben sich durch eine Buchhaltungs-Software noch weitere Vorteile in Bezug auf die Steuererklärung:

  • Das Risiko für fehlerhafte Eingaben und Datenverluste ist nur sehr gering.
  • Aufgrund der zahlreichen, rechtskonformen Vorlagen (z.B. für Rechnungen) lassen sich die Eingaben unkomplizierter und effizienter durchführen.
  • Dank regelmäßiger Updates ist man rechtlich immer auf der sicheren Seite.
  • Häufig sind zeitsparende Zusatzfunktionen enthalten. Mit DATEV- und ELSTER-Schnittstellen können die Ergebnisse entweder zusätzlich an den Steuerberater oder ans Finanzamt weitergeleitet werden.

Gibt es auch kostenlose Buchhaltungs-Softwares?

Die Frage, ob eine bezahlte Software notwendig ist oder ob eine Freeware für die unternehmensinterne Buchführung ausreicht, muss jede Firma für sich entscheiden. Die Branche und die Unternehmenskomplexität sind dabei entscheidende Faktoren. Es gibt durchaus gute kostenlose Programme, allerdings ist deren Funktionsumfang meist etwas geringer. Da jede Softwareumstellung mit Kosten verbunden ist, sollte man langfristig planen und darauf achten, dass die Funktionen auch bei einer Expansion noch ausreichen. Dieser Artikel hilft bei der Entscheidung, welche konkrete Buchhaltungssoftware für welche Unternehmensart besonders geeignet ist.

Welche Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware bieten?

Das hängt in erster Linie von der Komplexität der Firmenstruktur und von der Branchenzugehörigkeit ab. Generell sind diejenigen Funktionen relevant, die die Einnahmen sowie die Ausgaben eines Unternehmens erfassen. Eine Buchhaltungssoftware sollte Folgendes können:

  • Belege registrieren und verbuchen: Belege sollten direkt bei den zugehörigen Rechnungen abgespeichert sein.
  • Buchungsübersichten anzeigen: So hat man immer die aktuelle wirtschaftliche Lage der Firma im Blick und kann bei Bedarf entsprechend darauf reagieren.
  • Offene Posten anzeigen: So geht keine Rechnung mehr unter.
  • Online-Buchungen ermöglichen: Rechnungen können direkt von der Software aus bezahlt werden. Ebenso bleibt der Kontostand im Blick.
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) erstellen: Sie sind für die steuerliche Erfassung wichtig.
  • Daten an das Finanzamt übermitteln: Dies gelingt mit einer DATEV- oder ELSTER-Schnittstelle.

Des Weiteren sind Vorlagen hilfreich, z.B. für die Erstellung von Rechnungen. So lässt sich Zeit sparen und die Effizienz steigern.

Wie geht man bei einer internen Buchhaltung genau vor?

Die Grundlage einer lückenlosen Buchführung bildet eine übersichtliche Sortierung dieser Unterlagen:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Bankbelege, Kreditkartenabrechnungen
  • Kassenbewegungen

Je nach Branche lässt sich diese Liste noch erweitern. Übrigens benötigt ein Steuerberater ebenfalls diese – bestenfalls chronologisch – sortierten Unterlagen, um die EÜR, die GuV und eine Jahresabschlussbilanz zu erstellen.

 

Bild: Depositphotos.com/pressmaster

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