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Korrekte Rechnungen schreiben

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Wer sich selbstständig macht, muss nicht nur Zeit in sein eigentliches Kerngeschäft investieren, sondern hat auch sonst diverse Baustellen, die bearbeitet werden wollen. Neben Marketing und Kundenakquise ist es insbesondere die Unternehmensführung, die gerade in der Anfangszeit viel Aufwand erfordert.

Dass Buchhaltung oder Warenwirtschaft keine Selbstläufer sind, ist den meisten Gründern von Anfang an klar. Selbiges gilt allerdings auch für das Schreiben von Rechnungen. Damit diese vor dem Finanzamt Bestand haben, müssen nicht weniger als neun Pflichtangaben berücksichtigt werden. Zudem gibt es einige Ausnahmen von dieser Regelung. All diese Aspekte sollen in folgendem Artikel näher beleuchtet werden.

So sieht eine komplette Rechnung aus

Beginnen wir mit dem Normalfall. Eine Zahlungsaufforderung für gelieferte Produkte oder erbrachte Leistungen bedarf wie gesagt einer bestimmten Form, bei der die folgenden Angaben zwingend erforderlich sind:

  1. Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmens
  2. Datum der Ausstellung
  3. Name und Anschrift des Empfängers
  4. Einmalig vergebene Rechnungsnummer
  5. Menge und Bezeichnung der Produkte/Dienstleistungen
  6. Datum der Lieferung/Leistung
  7. Nettopreis
  8. Anfallende Umsatzsteuer
  9. Steuernummer des rechnungsstellenden Unternehmens

Vergisst man eine dieser Pflichtangaben, macht man die gesamte Rechnung vor dem Fiskus angreifbar. Im Sinne korrekter Buchführung sollte das also auf keinen Fall passieren, denn andernfalls ist Ärger am Jahresende quasi vorprogrammiert. Einen Vordruck, auf dem alle wichtigen Komponenten berücksichtigt werden, gibt es hier.

Ausnahmefälle

Diese Regel wäre keine deutsche Regel, wenn es nicht auch Ausnahmen gäbe. In diesem Fall sind sie allerdings äußerst begrüßenswert für die betroffenen Unternehmer, bringen sie doch einige Erleichterungen mit sich. Zum einen handelt es sich um Rechnungen über so genannte Kleinbeträge, zum anderen genießen Kleinunternehmer eine „Umsatzsteuerbefreiung“.

Kleinbeträge

Diese Sonderregelung greift, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung unter 150 Euro liegt. Das Steuerrecht kommt dem Aussteller bei einer solchen Zahlungsaufforderung ein Stück weit entgegen, so dass in diesen Fällen die folgenden Angaben ausreichen:

  1. Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmens
  2. Datum der Rechnung
  3. Menge und Bezeichnung der Produkte/Leistungen
  4. Der Bruttobetrag und die darin enthaltene Umsatzsteuer

Umsatzsteuerbefreiung

Sind einzelne Posten auf einer Rechnung von der Umsatzsteuer befreit, bedeutet das nicht, dass die Pflichtangaben einfach so weggelassen werden können. Stattdessen muss eine gesonderte Kennzeichnung erfordern, die auf diese Befreiung hinweisen. Die Rechnung muss in diesem Fall also um den Zusatz „Umsatzsteuerbefreite Leistung nach §19 UStG“ ergänzt werden.

Dieser Paragraph legt auch fest, dass Kleinunternehmer generell keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Da sie aber nur in der Praxis und nicht de facto steuerfrei sind, muss diese Sonderkennzeichnung auch auf Rechnungen solcher Unternehmer auftauchen, damit es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt.

Digitale Hilfe bei der Rechnungsstellung

Die oben beschriebenen Fälle haben gemeinsam, dass es sich um Rechnungen innerhalb der Bundesrepublik handelt. Wer jedoch regelmäßig mit Kunden im Ausland zusammenarbeitet, muss noch weit mehr Regelungen kennen. Innerhalb der EU gelten dabei andere Gesetze als außerhalb, und je nach Zielland muss die Steuer einmal ausgewiesen werden und einmal nicht. All diese Bestimmungen zu kennen, kann wohl kein Gründer von sich behaupten, weswegen es sehr sinnvoll sein kann, sich ein Programm zur Rechnungserstellung zum Beispiel vom Marktführer Lexware zuzulegen. So kann man sicher sein, dass die jeweiligen Regelungen stets eingehalten werden und man am Ende des Jahres korrekte und vor allen Dingen unanfechtbare Zahlen an den Fiskus übermittelt.

 

Bild: AndreyPopov/depositphotos

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